Czy dowody wewnętrzne zastępują fakturę?
W obrocie handlowym zdarzają się takie sytuacje że z jakiś przyczyn przedsiębiorca nie dysponuje tradycyjnym dokumentem ewidencjonującym konkretne zdarzenie gospodarcze czyli ujmując w skrócie fakturą.
Nie wnikając szczegółowo w przyczyny takiego stanu ustawodawca tylko w nielicznych i raczej wyjątkowych sytuacjach pozwala przedsiębiorcy zaliczyć wydatek do kosztów prowadzonej działalności na podstawie sporządzonego przez przedsiębiorcę dokumentu. Zgodnie z obowiązującym porządkiem prawnym firmy i inne podmioty prowadzące działalność gospodarczą ewidencjonują koszty za pomocą rachunków i faktur otrzymywanych przez swoich kontrahentów. Nie zawsze jednak jest tak iż jest możliwe otrzymanie faktury.
W takich sytuacjach jednak zamiast wpadać w panikę należy pamiętać że w przepisach znajdują się uregulowania które biorą pod uwagę taką możliwość. Stworzono je po to aby właśnie przedsiębiorca nie dysponujący fakturą mógł na podstawie własnych wewnętrznych dokumentów zaliczyć dany wydatek do kosztów prowadzenia działalności. To czy jest takie działanie możliwe zależy przede wszystkim od rodzaju prowadzonej ewidencji.
W przypadku prowadzenia działalności gdzie podstawą rozliczenia jest prowadzenie księgi przychodów i rozchodów ustawodawca przewidział konstrukcję właśnie dokumentów wewnętrznych. Są to dokumenty sporządzane przez osoby które bezpośrednio dokonały wydatków. Na takim dokumencie powinna się znajdować data, podpisy samych osób które brały udział w transakcji, przy zakupie muszą one określać nazwę samego towaru który został nabyty jego ilość , również cenę jednostkową i wartość całkowitą.
W przypadkach kiedy przedmiotem transakcji nie były dobra materialne należy podać przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu ( poniesionego przez przedsiębiorcę wydatku) Takie dowody mogą być sporządzone tylko i wyłącznie w określonych przez ustawodawcę przypadkach nie ma tu mowy o żadnej dowolności. Wszelkie transakcje które nie znajdują sie na zamkniętej liście nie mogą być dokumentowane w ten sposób w celu zaliczenia ich do kosztów prowadzonej działalności.